Déployer un baromètre RH pour poser les bases d'une GPEC - Case Study atwork
@work vous remet les idées en place. Pour votre bien.
À la demande de l’OPT, @work a enquêté sur la situation et les besoins des équipes du Centre financier de l’Office des Postes et Télécommunications. À travers des questionnaires d’auto-évaluation des compétences des équipes et d’évaluation à dire des managers, @work a présenté à l’OPT l’état des lieux qu’elle a mené. Cette phase a été suivie par des entretiens individuels pour saisir tous les enjeux évoqués par chacun des agents et leur évolution. La thématique centrale : connaître le projet des agents et remettre l’humain au cœur du projet, pour entamer une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences solide. À l’issue de la démarche, @work a remis à l’OPT des rapports individuels, ainsi qu’un rapport global. Sarah Gay, directrice des services financiers de l’OPT, témoigne sur cette expérience et sur ce qu’elle a apporté au sein de l’établissement.
Pouvez-vous nous expliquer votre démarche et comment vous l’avez initiée ?
Nous avons initié un programme de transformation des services financiers incluant un volet GPEC (Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, NDLR). Personnellement, c’est une thématique que je ne maîtrisais pas totalement. Après avoir consolidé mes connaissances sur ce sujet, j’ai proposé de procéder en trois temps : une phase de recensement des compétences par les agents, une phase de recensement par les managers et une phase d’entretiens. Initialement, je pensais m’occuper moi-même des entretiens. Mais après échange avec mon manager, nous avons estimé que ce n’était pas une bonne idée, puisque représentant la hiérarchie, les agents ne se sentiraient pas forcément à l’aise de parler librement. Nous nous sommes dit qu’il serait préférable de faire appel à un cabinet extérieur. Une fois le cabinet choisi, c’est à travers les échanges initiés avec @work que j’ai compris que nous étions dans une phase de diagnostic et que tout restait à construire !
Comment avez-vous concrètement organisé les choses ?
En tant qu’établissement public, nous avons d’abord lancé des consultations. Notre service administratif m’a fait part d’une publication d’@work sur Linkedin et nous l’avons inclus dans la liste des entreprises à consulter. Quand nous avons reçu la proposition d’@work, nous l’avons trouvée très pragmatique et pertinente Nous avons tout à fait accroché avec la méthodologie proposée et les profils des prestataires. Nos premiers échanges après contractualisation ont démontré que nous avions trouvé une pépite !
Qu’est-ce qui vous a poussée à choisir @work ?
@work était très à l’écoute du besoin et s’est intéressé dans le détail à nos attentes et à la finalité visée. @work a souhaité connaître tous les détails de la genèse et de l’historique de notre contexte, ce qui leur a permis de nous faire une proposition de plan d’action très adaptée. Ils ont complètement adapté leur prestation à notre contexte.
Quels étaient les risques de cette démarche ?
Ce genre de démarche peut être risqué, parce que ça peut être une réussite comme un fiasco total. Ce qui était important, c’était d’avoir la bonne méthode et les bonnes personnes. C’était une démarche sensible, parce qu’avec les mauvaises personnes on aurait pu tuer la confiance de nos agents. Le positionnement et le relationnel d’@work ont été un véritable atout lors des premiers échanges avec le personnel. Nous souhaitions instaurer la confiance dans ce projet. S’il n’y avait pas eu cette confiance au départ, nous aurions préféré annuler le projet.
Quelles sont été les étapes de cette collaboration ?
Il y a d’abord eu une première rencontre durant laquelle @work s’est renseignée sur nos besoins et nous a proposé une méthodologie et une méthode de cadrage de la mission. On s’est mis d’accord sur les différentes étapes qui impliquaient des présentations aux équipes. Il a fallu aussi convaincre les agents de l’intérêt de cette démarche. Tout cela a très bien fonctionné puisqu’on s’est retrouvé à un taux de participation très élevé. @work a tout géré au niveau de la planification des entretiens, ce qui est très important puisqu’on n’aurait pas pu le faire en interne. L’autonomie dont @work a fait preuve a été très appréciée. Nous étions informés régulièrement par des points d’avancement et du taux de participation. Pour finir, les rapports globaux anonymisés nous ont été livrés, et les rapports individuels en parallèle pour chaque agent, avec les éléments que chacun souhaitait faire remonter. Le plan d’action a ensuite été présenté aux équipes.
« L’enjeu, c’est de mettre l'humain au cœur du dispositif »
Comment les collaborateurs ont-il réagi ?
Au tout début, avec beaucoup de scepticisme. Ils ont pris ça comme une énième GPEC; ils attendaient de voir. La tournure des choses a commencé à changer lorsque nous avons débuté la phase d’entretiens et que nous l’avons présentée aux équipes. Ces présentations ont été très propices aux échanges et ont permis aux collaborateurs de nous poser des questions. Nous avons alors ressenti un réel intérêt. Une métaphore a été donnée, celle du train de la transformation en marche. Contre toute attente, la majeure partie a affirmé vouloir monter dans ce train, et c’était très dynamisant ! Nous avons enfin ressenti une forte implication au moment de la communication des résultats de l’étude.
Quelles seraient vos recommandations vis-à-vis de cette démarche ?
Dans notre cas, je dirais que cette démarche a permis d’illustrer un enjeu primordial, celui de mettre l’humain au cœur du dispositif. Cela peut paraître une phrase vide de sens mais ici elle a vraiment trouvé tout son sens. Cette démarche a réellement permis de se rapprocher des agents, d’être au plus près de leurs préoccupations pour poser le plan d’actions adéquat.
Quelle valeur ajoutée a apporté @work dans cette démarche ?
D’abord l’expérience de ce type de démarche. De la théorie et des connaissances aussi vis-à-vis d’une thématique que personnellement je ne connaissais pas. Une forme de neutralité dans l’approche: vous n’étiez pas là pour nous dire ce qu’on voulait entendre. Ça nous a permis de nous rendre compte que tout n’était pas rose. Et puis sur l’aspect humain, beaucoup de soutien et d’accompagnement. Enfin votre état d’esprit, toujours orienté solution et positif, a été très apprécié.
Sarah Gay devant les locaux de l’OPT à Nouméa.
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